ما هي الفاتورة الالكترونية What is an electronic invoice هي مستند إلكتروني يثبت العديد من المعاملات مثل الخدمات، و بيع وشراء السلع، ويتم إصدارها وحفظها بالشكل الإلكترونية المنظم من خلال نظام إلكتروني ، وتتضمن الفاتورة الإلكترونية جميع المعلومات التي تتضمنها الفاتورة الورقية التقليدية، مثل اسم المورد والمشتري، وتاريخ الإصدار، ورقم الفاتورة، وتفاصيل السلع أو الخدمات المباعة، والسعر، وإجمالي الفاتورة، والضرائب المطبقة، وقد تتضمن الفاتورة الإلكترونية أيضًا توقيع إلكتروني للمورد والمشتري، ومعلومات حول شروط الدفع، ومعلومات حول سياسة الاسترجاع، ومعلومات حول سياسة الخصوصية.
ما هي الفاتورة الالكترونية
تعتبر عملية إصدار، وتبادل الفواتير إلكترونيًا، بدلاً من استخدام الفواتير الورقية التقليدية، ويتم إصدار الفواتير الإلكترونية من خلال نظام إلكتروني مخصص، ويتضمن جميع المعلومات التي تتضمنها الفاتورة الورقية التقليدية، بالإضافة إلى بعض المعلومات الإضافية، مثل التوقيع الإلكتروني للمورد والمشتري.
مميزات الفوترة الإلكترونية
خلال حديثنا عن ما هي الفاتورة الالكترونية لابد أن تتعرفوا على مزايا الفوترة الإلكترونية، وأبرز هذه المزايا هي:
مزايا الفوترة الإلكترونية للموردين
يمكن أن تتمتع الشركات التي تستخدم الفوترة الإلكترونية بالعديد من المزايا، منها:
- تساعد الفاتورة الإلكترونية في تسريع عملية تحصيل الأموال من العملاء، مما يمكن أن يساعد الشركات في تحسين التدفق النقدي.
- تحسين إدارة المخاطر حيث تقليل المخاطر المرتبطة بالفواتير الورقية، مثل فقدانها أو تلفها.
- تساعد الفاتورة الإلكترونية في تحسين رضا العملاء من خلال توفير عملية دفع أكثر كفاءة وسهولة.
مزايا الفوترة الإلكترونية للعملاء
يمكن أن يتمتع العملاء الذين يتلقون الفواتير الإلكترونية بالعديد من المزايا، منها:
- يمكن للعملاء الوصول إلى الفواتير الإلكترونية في أي وقت ومن أي مكان.
- يمكن للعملاء التأكد من أن الفواتير الإلكترونية دقيقة وكاملة.
- المساعدة في حماية البيئة من خلال تقليل استخدام الورق.
ايجابيات وسلبيات مميزات الفوترة الإلكترونية
بعد أن وضحنا ما هي الفاتورة الالكترونية، سوف نشير إلى العديد من الإيجابيات مقارنة بالفوترة الورقية التقليدية وتظهر بعض السلبيات حيث:
الإيجابيات
- يمكن إصدار الفواتير الإلكترونية بسرعة وسهولة، دون الحاجة إلى طباعتها وتسليمها بالبريد، مما يساعد الشركات في توفير الوقت والمال.
- يمكن تخزين الفواتير الإلكترونية بأمان وسهولة الوصول إليها، مما يقلل من خطر فقدانها أو تلفها.
- تساعد الفواتير الإلكترونية في تقليل استخدام الورق، مما يساهم في حماية البيئة.
السلبيات
- تكلفة تبني نظام الفوترة الإلكترونية باهظة بالنسبة للشركات الصغيرة.
- يحتاج الموظفون إلى التدريب على كيفية استخدام نظام الفوترة الإلكترونية.
- لا يتوافق نظام الفوترة الإلكترونية مع أنظمة الشركات الأخرى.
متطلبات فوائد الفوترة الإلكترونية
بعد معرفة ما هي الفاتورة الالكترونية ، نوضح لكم متطلبات الحصول على فوائد الفوترة الإلكترونية ، وأبرز هذه المتطلبات:
متطلبات أمان الفوترة الإلكترونية
يجب أن تكون الفواتير الإلكترونية آمنة وقابلة للتحقق من صحتها، وذلك لمنع الاحتيال، ويجب أن تتضمن الفواتير الإلكترونية ميزات أمان مثل التشفير وتوقيعات رقمية.
متطلبات المعلومات المطلوبة قانونًا
يجب أن تتضمن الفواتير الإلكترونية جميع المعلومات المطلوبة قانونًا، وتختلف هذه المعلومات من بلد إلى آخر.
متطلبات إمكانية الطباعة
يجب أن تكون الفواتير الإلكترونية قابلة للطباعة، حتى يتمكن العملاء من طباعتها والاحتفاظ بها.
متطلبات إضافية
قد تتطلب بعض البلدان متطلبات إضافية للفوترة الإلكترونية، مثل استخدام نظام الفوترة الإلكتروني المتوافق مع معيار معين أو استخدام مصادقة ثنائية عامل أو تخزين الفواتير الإلكترونية لمدة معينة.
كيفية تطبيق الفوترة الإلكترونية (فاتورة)
يمكن للشركات تطبيق الفوترة الإلكترونية من خلال اتباع الخطوات التالية:
1. التعرف على متطلبات الفوترة الإلكترونية
تختلف متطلبات الفوترة الإلكترونية من بلد إلى آخر، ولكن من المهم أن تتعرف الشركة على متطلبات الفوترة الإلكترونية في البلد الذي تعمل فيه، يمكن العثور على هذه المعلومات على موقع هيئة الضرائب أو الحكومة في البلد، وتشمل متطلبات الفوترة الإلكترونية ما يلي:
- ما هي الفاتورة الالكترونية ونوع المعلومات التي يجب أن تتضمنها الفاتورة الإلكترونية.
- تنسيق الفاتورة الإلكترونية.
- طريقة تسليم الفاتورة الإلكترونية إلى العميل.
2. اختيار نظام فوترة إلكتروني
هناك العديد من أنظمة ما هي الفاتورة الالكترونية المتاحة في السوق، وعند اختيار نظام فوترة إلكتروني، يجب مراعاة ما يلي:
- متطلبات الفوترة الإلكترونية في البلد الذي تعمل فيه الشركة.
- حجم الشركة واحتياجاتها.
- ميزانية الشركة.
3. تدريب الموظفين
يحتاج الموظفون الذين سيصدرون الفواتير الإلكترونية إلى تدريب على كيفية استخدام نظام الفوترة الإلكتروني الجديد، و يجب أن يشمل التدريب على ما يلي:
- كيفية إنشاء الفواتير الإلكترونية.
- كيفية تعديل الفواتير الإلكترونية.
- طرق إرسال الفواتير الإلكترونية إلى العملاء.
4. بدء إصدار الفواتير الإلكترونية
بمجرد اختيار نظام الفوترة الإلكتروني وتدريب الموظفين، يمكن للشركات بدء إصدار الفواتير الإلكترونية.
النصائح الإضافية لتطبيق الفوترة الإلكترونية
- لا تحاول إصدار جميع الفواتير الإلكترونية في وقت واحد، ابدأ بإصدار الفواتير الإلكترونية للعملاء الذين هم أكثر استعدادًا لتلقيها.
- احصل على مساعدة من مقدم خدمة الفوترة الإلكترونية في إعداد نظام الفوترة الإلكتروني وتدريب الموظفين.
- ابحث عن الدعم الحكومي.
ما هي مكونات الفاتورة الإلكترونية
تتكون الفاتورة الإلكترونية من مجموعة من المعلومات، والتي تختلف من بلد إلى آخر، ومع ذلك، هناك بعض المعلومات الأساسية التي يجب أن تتضمنها جميع الفواتير الإلكترونية، وهي:
- اسم المورد والمشتري، بالإضافة إلى عنوانهما ورقمهما الضريبي.
- تاريخ الإصدار.
- يجب أن يتضمن رقم فريد لكل فاتورة.
- تفاصيل السلع أو الخدمات المباعة، بالإضافة إلى سعرها وكمية البيع.
- السعر الكلي، ويجب أن يتضمن إجمالي قيمة الفاتورة.
- الضرائب المطبقة على الفاتورة.
- شروط الدفع.
- الشروط التجارية للفاتورة، مثل شروط التسليم أو الضمان.
هل هناك رسوم للاشتراك في خدمة الفاتورة الإلكترونية؟
هناك رسوم للاشتراك في خدمة الفاتورة الإلكترونية، وتختلف هذه الرسوم من شركة إلى أخرى، وتعتمد على عوامل مختلفة، مثل:
- نوع نظام الفوترة الإلكتروني الذي يتم استخدامه.
- حجم الشركة واحتياجاتها.
- ميزات نظام الفوترة الإلكتروني.
أنواع رسوم الفاتورة الإلكترونية
هناك نوعان رئيسيان من رسوم الفاتورة الإلكترونية:
رسوم الاشتراك الشهرية أو السنوية
تفرض هذه الرسوم بشكل عام على جميع الشركات التي تستخدم نظام الفوترة الإلكتروني، بغض النظر عن عدد الفواتير التي يتم إصدارها.
رسوم حسب الاستخدام
تفرض هذه الرسوم على عدد الفواتير التي يتم إصدارها.
عوامل تؤثر على تكلفة الفاتورة الإلكترونية
تؤثر العديد من العوامل على تكلفة الفاتورة الإلكترونية، وأهمها:
- نوع نظام الفوترة الإلكتروني حيث تختلف تكلفة أنظمة الفوترة الإلكترونية باختلاف نوع النظام وميزاته.
- حجم الشركة حيث تميل الشركات الكبيرة إلى دفع رسوم أعلى من الشركات الصغيرة.
- عدد الفواتير التي يتم إصدارها حيث تميل الشركات التي تصدر عددًا كبيرًا من الفواتير إلى دفع رسوم أعلى.
- خيارات مجانية للفوترة الإلكترونية، هذه الخيارات عادةً ما تكون محدودة من حيث الميزات، والوظائف.
نصائح لخفض تكلفة الفاتورة الإلكترونية
ما هي الفاتورة الالكترونية والنصائح التي يمكن أن تساعد الشركات على خفض تكلفة الفاتورة الإلكترونية من الأمور الهامة حيث أن أهم هذه النصائح هي:
- اختيار نظام فوترة إلكتروني يلبي احتياجات الشركة.
- البحث عن عروض الخصم أو التخفيضات.
- المقارنة بين الأسعار من شركات مختلفة.
- استخدام الخيارات المجانية للفوترة الإلكترونية إن وجدت.
ما هي الفاتورة الالكترونية تعتبر من أحدث الأنظمة التي يتم من خلالها اثبات المعاملات المتنوعة لعمليات البيع والشراء، ومختلف أنواع الخدمات التي تحتاجوا إليها بالشكل الإلكتروني الذي يوفر لكم العديد من الفوائد.
